Současný nebo bývalý zaměstnanec společnosti Shell, kontraktor nebo jejich rodinný příslušník

Čeho se toto Oznámení o ochraně soukromí týká?

Každý jednotlivec v rámci skupiny Shell (dále jen „Shell“ nebo „my“) je odpovědný za ochranu osobních údajů ostatních, stejně jako za ochranu osobních údajů našich zákazníků, obchodních partnerů a dodavatelů.

Toto Oznámení o ochraně soukromí obsahuje informace o osobních údajích zpracovávaných Shell ve vztahu k fyzickým osobám, které jsou nebo byly v Shell zaměstnanci v pracovním poměru, dočasně přidělenými zaměstnanci nebo zaměstnanci konajícími práci na základě dohody o provedení práce či dohody o provedení činnosti , stejně jako pro rodinné příslušníky těchto osob l (dále jen „Zaměstnanci Shell a jejich rodinní příslušníci“). Pro Zaměstnance Shell a jejich rodinné příslušníky,, kteří vystupují ve vztahu k Shell také v pozici spotřebitele nebo uživatele aplikace Shell nebo webové stránky Shell v souvislosti jiné než v roli Zaměstnanců Shell a jejich rodinných příslušníků , se použije příslušné Oznámení o ochraně soukromí -spotřebitelé, členové věrnostního programu a uživatelé aplikace Shell www.shell.cz/privacy . Pro fyzické osoby, které jsou uchazeči o zaměstnání nebo které se účastní náborové akce nebo jsou u společnosti Shell hodnocení v souvislosti s nabídkou zaměstnání, se použije příslušné Oznámení o ochraně soukromí- uchazeči o zaměstnání na stránce www.shell.cz/privacy .

Toto Oznámení o ochraně soukromí za všech okolností podléhá platné místní právní úpravě.

Toto Oznámení o ochraně soukromí poskytuje informace o tom , jaké osobní údaje jsou zpracovávány, k jakým účelům, jak dlouho osobní údaje uchováváme, jak můžete realizovat právo na přístup ke svým osobním údajům a aktualizovat své osobní údaje a kde můžete získat další informace.

Stejně jako toto Oznámení o ochraně soukromí vysvětlují i další oznámení o ochraně soukromí způsoby, jakým zpracováváme osobní údaje ve vztahu ke konkrétním HR procesům (jako jsou programy Open Resourcing, OneHealth IT a International Mobility), stejně jako i případná další oznámení o ochraně soukromí pro země, ve kterých působíme, odráží místní postupy a zákonné požadavky.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme osobní údaje potřebné pro realizaci pracovního poměru,dohody o dočasném přidělení, dohody o provedení práce a dohody o provedení činnosti a za účelem poskytování benefitů některým rodinným příslušníkům zaměstnanců společnost Shell..

Patří sem kontaktní údaje jako jméno a příjmení, datum narození, rodinný stav, informace o mzdě a bankovním účtu, informace o mzdě a benefitech, včetně informací o příjemcích těchto benefitů, kontaktních údajích pro případ nouze, informace o výkonu práce a další informace potřebné pro realizaci pracovního poměru, dohody o dočasném přidělení, dohody o provedení práce a dohody o provedení činnosti a pro poskytování benefitů určitým rodinným příslušníkům zaměstnanců společnosti Shell (například těm rodinným příslušníkům, kteří doprovází zaměstnance společnosti Shell přeřazené k výkonu práce do jiné země).

Zvláštní kategorie osobních údajů

Zpracováváme také některé zvláštní kategorie osobních údajů (tzv. citlivé osobní údaje), jako jsou údaje týkající se zdravotního stavu,, rasového nebo etnického původu, náboženského nebo filozofického vyznání, sexuální orientace, politických názorů a členství v odborových organizacích, avšak pouze v případech, kdy je to nutné pro účely dodržování právních předpisů pro účely zajištění pracovnělékařských služeb, , za účelem ochrany životně důležitých zájmů fyzické osoby (jako například v případě nouze), kde je to nutné pro účely ochrany veřejného zdraví nebo v případech, kdy k tomu příslušná fyzická osoba poskytla svůj výslovný souhlas.

Pro jaké účely zpracováváme vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat:

za účelem splnění našich závazků dodržovat právní předpisy ;
pro legitimní zájmy společnosti Shell (například posuzování plnění pracovních úkolů za účelem zajištění toho, že máme dostatečně kvalifikované a kompetentní zaměstnance, nebo pro účely ochrany zdraví a bezpečnosti, abychom zajistili, že pouze oprávnění zaměstnanci mohou přistupovat do určitých prostor nebo k určitému majetku); nebo
v případech, kdy máme váš výslovný souhlas.

Vezměte, prosím, na vědomí, že obecnou zásadou společnosti Shell je nepožadovat a nespoléhat se na souhlas Zaměstnanců společnosti Shell a jejich rodinných příslušníků se zpracováním osobních údajů. Nicméně existuje několik omezených případů, kdy je souhlas vyžadován, například pokud je to vyžadováno právními předpisy pro zpracování zvláštních kategorií osobních údajů (tzv.citlivých osobních údajů).

Osobní údaje požadované od Zaměstnanců společnosti Shell a jejich rodinných příslušníků představují minimum nutné pro splnění právních předpisů a/nebo smluvních závazků a pro zajištění příležitosti účastnit se jednotlivých programů nebo poskytování benefitů. Pokud nám požadované informace nebudou poskytnuty, může to negativně ovlivnit možnost setrvat v pracovním poměru, dohodě o provedení práce, dohodě o provedení pracovní činnosti či být dočasně přidělen k výkonu práce ke společnosti Shell, případně to může ovlivnit vaší účast v jednotlivém programu nebo pobírání benefitů.

V takových případech, kdy je zpracování založeno na poskytnutí souhlasu,, máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Tato skutečnost neovlivní zákonnost zpracování osobních údajů prováděného před odvoláním vašeho souhlasu. Odvolání souhlasu může nicméně ovlivnit vaši účast na jednotlivém programu nebo pobírání benefitů.

Monitoring

používání IT vybavení společnosti Shell a/nebo vaše aktivita, pokud jste připojeni k síti Shell IT, mohou být monitorovány pro legitimní účel společnosti Shell a při dodržení právních předpisů. Další informace najdete v pravidlech pro osobní využívání IT zařízení http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Všichni Zaměstnanci společnosti Shell získají přístupovou kartu, která společnosti Shell umožňuje zaznamenávat datum, čas a místo vstupu do prostor užívaných společností Shell nebo k jejímu majetku. Údaje z těchto přístupových a bezpečnostních systémů se využívají:

pro ochranu zdraví a zajištění bezpečnosti a zabezpečení především z důvodu ochrany majetku společnosti Shell, zaměstnanců společnosti Shell a návštěvníků prostor užívaných společností Shell;
za účelem dodržování právních předpisů, především v případech, kdy místní legislativa vyžaduje poskytování informací orgánům veřejné moci;
za účelem sledování agregovaných počtů fyzických osob,
které vstupují a pracují v prostorách užívaných společností Shell z důvodu plánování lidských zdrojů a správy nemovitostí.

Některé prostory užívané společností Shell jsou sledovány průmyslovými kamerami (CCTV). Místa, kde jsou průmyslové kamery použity, budou označena. Průmyslové kamery se používají pro účely ochrany zdraví a zajištění bezpečnosti a zabezpečení, především pro ochranu majetku společnosti Shell, zaměstnanců společnosti Shell a návštěvníků prostor užívaných společností Shell. Veškerý obrazový materiál je pravidelně mazán, pokud nedošlo k incidentu ovlivňujícímu zdraví, bezpečnost nebo zabezpečení, podezření na spáchání trestného činu nebo ke skutečnému spáchání trestného činu. V takovém případě si jej mohou prohlédnout členové vyšetřovacího týmu společnosti Shell, popřípadě mohou být prohlíženy externími subjekty, pokud je to ze zákona požadováno nebo povoleno orgány činnými v trestním řízení či jinými orgány veřejné moci.

Screening

Abychom splnili naše povinnosti vyplývající z právních předpisů, ochránili majetek a zaměstnance Shell a především abychom zajistili, že společnost Shell dodržuje právní předpisy týkající se kontroly obchodu, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a/nebo protikorupční právní předpisy provádíme pravidelně screening všech zaměstnanců společnosti Shell. V rámci tohoto screeningu jsou využívány veřejně dostupné zdroje nebo orgány veřejné moci vydané sankční seznamy a jsou porovnávány s informacemi, které o vás společnost Shell uchovává (například z rejstříku střetu zájmů,tzv. Conflict of Interest register- pro další informace viz zde). Jakékoli osobní údaje shromážděné prostřednictvím screeningu nebudou mít za následek žádná automatizovaná rozhodnutí týkající se vhodnosti pro další zaměstnání, stáž nebo smluvní vztah.

Kdo je odpovědný za zpracování osobních údajů?

Shell International BV společně se dalšími společnostmi skupiny Shell včetně společností Shell Czech Republic a.s., se sídlem Antala Staška 2027/77, Krč, 140 00 Praha 4, IČO: 15890554, která je správcem vašich osobních údajů.

V případě dočasného přidělení k výkonu práce do společnosti Shell je správcem vašich osobních údajů rovněž Váš zaměstnavatel, resp. zaměstnávající agentura.

S kým budeme vaše osobní údaje sdílet?

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány výhradně pro účely uvedené výše (nebo pro jiné účely, které jsou slučitelné s účely, pro něž byly osobní údaje původně shromážděny, např. ukládání a výmaz) a budou sdíleny pouze za přísných podmínek se subjekty, které je skutečně musí znát, jako například:

S ostatními společnostmi skupiny Shell, a to včetně těch, které mohou sídlit mimo vaši zemi a mimo Evropský hospodářský prostor (dále jen EHP);
S oprávněnými zmocněnci, poskytovateli služeb a/nebo smluvními dodavateli společnosti Shell;
S příslušnými orgány veřejné moci včetně vládních, regulačních nebo daňových úřadů v případech, kdy je to nutné pro splnění povinnosti stanovené právními předpisy, kterou příslušné společnosti Shell ukládá platná právní úprava.

Předávání osobních údajů

V případech, kdy jsou osobní údaje přeneseny společnostem v rámci skupiny Shell a/nebo oprávněným třetím stranám, zmocněncům, poskytovatelům služeb a/nebo smluvním dodavatelům, kteří mohou mít sídlo mimo vaši zemi (včetně zemí mimo Evropský hospodářský prostor), přijímáme organizační, smluvní a právní opatření, abychom zajistili, že osobní údaje jsou zpracovány výhradně pro výše uvedené účely a abychom zajistili přiměřenou úroveň ochrany s cílem zabezpečit vaše osobní údaje. Mezi taková opatření patří závazná podniková pravidla pro přenosy mezi společnostmi skupiny Shell a mechanismy přenosu osobních údajů schválené Evropskou komisí, které se používají na přenosy třetím stranám do zemí, u nichž se má za to, že neposkytují adekvátní úroveň ochrany, a stejně tak i případné dodatečné místní právní požadavky. Kopii výše uvedených dokumentů si můžete vyžádat na adrese privacy-office-SI@shell.com.

Zabezpečení vašich osobních údajů

S ohledem na povahu skupiny Shell mohou být vaše osobní údaje a osobní údaje vašich rodinných příslušníků přenášeny mimo vaši zemi. V případech, kdy se tak stane, přijímáme taková opatření, abychom zajistili, že vaše práva na ochranu osobních údajů a osobních údajů vašich rodinných příslušníků budou nadále chráněna v souladu se závaznými podnikovými pravidly společnosti Shell a platnou právní úpravou.

Zavedli jsme technologie a pravidla s cílem chránit vaše soukromí před neoprávněným přístupem a nesprávným použitím a podle potřeby budeme tato opatření aktualizovat s příchodem nových technologií.

Jak dlouho osobní údaje uchováváme?

Veškeré informace včetně osobních údajů jsou spravovány v souladu se standardy společnosti Shell upravujícími správu záznamů a informací a bezpečně smazány, jakmile již nadále nejsou potřebné pro legitimní účel nebo z jiných právních důvodů.

S několika výjimkami stanovenými místní právní úpravou:

informace obsažené v osobních složkách se uchovávají po dobu maximálně 10 let od doby, kdy bude váš pracovněprávní vztah ukončen;
informace týkající se penzijních benefitů se uchovávají po dobu maximálně 99 let od zahájení vašeho pracovněprávního vztahu;
jakékoli osobní údaje shromážděné jakožto součást veřejně dostupných nebo orgány veřejné moci zveřejněných sankčních seznamů a informací dostupných v médiích budou uchovávány po dobu maximálně 15 let od jejich prvního shromáždění.
jméno a příjmení, datum, čas a místo vstupu do prostor užívaných společností Shell, se uchovávají po dobu 3 let od každého vstupu, není-li stanovena pro danou zemi jiná lhůta;
v případech, kdy byl pracovněprávní vztah ukončen okamžitým zrušením z důvodu zvlášť hrubého porušení povinností, a to včetně porušení tzv. Life Saving Rules nebo porušení Etického kodexu společnosti Shell, budou takové informace uchovávány po dobu 30 let od ukončení pracovněprávního vztahu.

Informace mohou být každopádně uchovávány po a) delší dobu, pokud k tomu existuje právní nebo regulatorní důvod (v takovém případě budou vymazány, jakmile již nebudou vyžadovány pro tento právní nebo regulatorní účel) nebo b) kratší dobu v případech, kdy příslušná fyzická osoba zpochybňuje zpracování svých osobních údajů a neexistuje žádný zákonný podklad pro jejich uchovávání.

Další informace o správě záznamů skupiny Shell (tzv. Shell Group Records management) najdete zde, a to včetně místních úprav:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Jak můžete požadovat přístup k vašim osobním údajům ?

Snažíme se udržovat naše informace v co nejpřesnější podobě. Ke svým osobním údajům můžete přistupovat, žádat jejich opravu nebo výmaz (ale pouze pokud již nejsou nadále potřebné k legitimnímu účelu) l a požadovat, aby bylo zpracování vašich údajů omezeno. Fyzické osoby, které mají přístup k HR Online, mohou přistupovat ke svým osobním údajům prostřednictvím adresy:

https://hronline.shell.com/

Případně prosím kontaktujte své místní oddělení lidských zdrojů. Pokud jste zaměstnanec dočasně přidělený k výkonu práce do společnosti Shell,, obraťte se na vašeho zaměstnavatele/agenturu.

Koho můžete kontaktovat, pokud potřebujete další informace?

Další informace o ochraně osobních údajů najdete na domovské stránce:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Pokud máte jakékoli problémy, dotazy nebo stížnosti týkající se zpracování vašich osobních údajů, obraťte se prosím na pověřence pro ochranu osobních údajů skupiny Shell na e-mailové adrese Privacy-Office-SI@shell.com nebo na na adrese Shell International B.V., Shell Group Chief Privacy Officer, PO Box 162, 2501 AN, Haag, Nizozemsko.

Pokud nebudete spokojeni se zpracováním svých osobních údajů ze strany společnosti Shell, máte právo podat stížnost u místního úřadu pro ochranu osobních údajů (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7) nebo u holandského úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Haag, Nizozemsko. Navštivte prosím stránku https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en, kde najdete další informace.