Současný nebo bývalý zaměstnanec společnosti Shell, kontraktor nebo jejich rodinný příslušník

Toto oznámení podává informace o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, za jakým účelem a jaká jsou vaše práva v této věci.

Čeho se toto oznámení o ochraně soukromí týká?

Každý jednotlivec v rámci skupiny společností Shell (dále jen „Shell“ nebo „my“) je odpovědný za ochranu osobních údajů ostatních, stejně jako za ochranu osobních údajů našich zákazníků, obchodních partnerů a dodavatelů.

Toto oznámení o ochraně soukromí poskytuje informace o osobních údajích zpracovávaných společností Shell ve vztahu k fyzickým osobám, které jsou nebo byly v Shell zaměstnanci v pracovním poměru, dočasně přidělenými zaměstnanci nebo zaměstnanci konajícími práci na základě dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti , stejně jako pro rodinné příslušníky těchto osob (dále jen „Zaměstnanci společnosti Shell a jejich rodinní příslušníci“).

Pro Zaměstance společnosti Shell a jejich rodinné příslušníky, kteří vystupují ve vztahu k Shell také v pozici spotřebitele, člena věrnostního programu Shell, návštěvníka webových stránek Shell nebo uživatele aplikací Shell, se použije příslušné Oznámení o ochraně soukromí-spotřebitelé, členové věrnostního prgramu a uživatelé aplikace Shell na adrese https://www.shell.cz/privacy/b2c-notice.html.

Pro uchazeče o zaměstnání a osoby účastnící se náborové akce nebo podstupující hodnocení u společnosti Shell, se použije Oznámení o ochraně soukromí – uchazeč o zaměstnání na adrese https://www.shell.cz/privacy/job-applicant-notice.html.

Lokálně specifická oznámení o ochraně soukromí a jiná prohlášení o ochraně osobních údajů obsahovat další informace o tom, jakým způsobem zpracováváme vaše osobní údaje v souvislosti s konkrétními postupy oddělení lidských zdrojů (jako jsou programy Open Resourcing, OneHealth IT a program mezinárodní mobility). V takovém případě budete o těchto oznámeních a prohlášeních informováni zvlášť.

Toto oznámení o ochraně soukromí vysvětluje, jaké osobní údaje jsou zpracovávány, proč vaše osobní údaje zpracováváme a k jakým účelům, na jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme, jak můžete realizovat právo na přístup k osobním údajům a aktualizovat své osobní údaje, a také to, jaké máte možnosti ve vztahu ke svým osobním údajům, a kam se obrátit pro další informace.

Kategorie osobních údajů, které o vás shromažďujeme.

Jaké osobní údaje o vás zpracováváme? Shromažďování informací

Společnost Shell zpracovává osobní údaje potřebné pro realizaci pracovního poměru, dohody o dočasném přidělení, dohody o provedení práce a dohody o provedení činnosti a za účelem poskytování benefitů některým rodinným příslušníkům zaměstnanců společnosti Shell.

Patřím sem kontaktní údaje jako jméno a příjmení datum narození, rodinný stav, informace o mzdě a bankovním účtu, informace benefitech, včetně informací o jejich příjemcích, kontaktech pro případ nouze, informace o výkonu práce, informace požadované pro potvrzení vašeho pracovního povolení v dané zemi/zemích, a další informace potřebné pro realizaci pracovního poměru, dohody o dočasném přidělení, dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti a pro poskytování benefitů určitým rodinným příslušníkům zaměstnanců společnosti Shell (například těm rodinným příslušníkům, kteří doprovází zaměstnance společnosti Shell přeřazené k výkonu práce do jiné země).

Citlivé osobní údaje

Dále zpracováváme také určité specifické kategorie osobních údajů („Citlivé osobní údaje“), jako jsou údaje o zdravotním stavu , rasovém či etnickém původu, náboženském nebo filozofickém vyznání, sexuální orientaci, politických názorech a členství v odborech. Tyto osobní údaje budeme zpracovávat pouze bude-li to nezbytné pro účely dodržování právních předpisů, pro zajištění pracovnělékařských služeb, za účelem ochrany životně důležitých zájmů fyzické osoby (například ve stavu nouze), v případech, kdy je to nutné v souvislosti s ochranou veřejného zdraví, nebo v případě, že k tomu příslušnýá fyzická osoba poskytla svůj výslovný souhlas.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze v případech, kdy nám to umožňuje zákon.

Pro jaké účely vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme:

• za účelem splnění povinností stanovených právními předpisy ;
• pro legitimní zájmy společnosti Shell (například posuzování plnění pracovních úkolů za účelem zajištění kvalifikovaného a kompetentního personálu nebo pro účely ochrany zdraví a bezpečnosti abychom zajistili, že přístup do určitých prostor nebo k majetku mají pouze pověření zaměstnanci, v případě soudního sporu a ochrany práv); nebo
• v případě vašeho výslovného souhlasu.

Vezměte, prosím, na vědomí, že obecnou zásadou společnosti Shell je nepožadovat a nespoléhat se na souhlas Zaměstnanců společnosti Shell a jejich rodinných příslušníků se zpracováním osobních údajů. Někdy však nastanou omezené případy , kdy je souhlas nezbytný, jako když je například vyžadován platnými právními předpisy.

Osobní údaje požadované od Zaměstnanců společnosti Shell a jejich rodinných příslušníků jsou minimem nutným pro splnění právních předpisů a/nebo smluvních závazků a pro zajištění příležitosti účastnit se na programech nebo poskytování benefitů. Pokud nám nebudou požadované informace poskytnuty, může to negativně ovlivnit možnost setrvat v pracovním poměru, dohodě o provedení práce, dohodě o provedení pracovní činnosti či být dočasně přidělen k výkonu práce ve společnosti Shell, případně to může ovlivnit vaší účast na programu nebo pobírání benefitů.

V takových případech, kdy je zpracování vázáno na souhlas, máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Tato skutečnost neovlivní zákonnost zpracování na základě souhlasu prováděného před odvoláním vašeho souhlasu. Odvolání souhlasu může nicméně ovlivnit vaši možnost setrvat v pracovním poměru nebo jiném vztahu se společností, případně to může ovlivnit vaši účast na programu nebo pobírání benefitů.

Důvody, proč zpracováváme vaše osobní údaje.

K jakým účelům zpracováváme vaše osobní údaje?

Osobní údaje, které jsou předmětem tohoto Oznámení o ochraně soukromí zpracováváme výhradně za účelem:

• Lidské zdroje, personální management, řízení obchodní činnosti, vnitřní systém řízení, hlášení vedení, organizační analýza a rozvoj– včetně rozpočtového, finančního a organizačního plánování, administrativy, odškodnění, řízení výkonnosti;
• Ochrana zdraví a bezpečnosti – včetně ochrany života a zdraví zaměstnanců společnosti Shell, ochrany zdraví a bezpečnost při práci, ochrany cílů společnosti Shell, ověřování zaměstnanců Shell a přístupových práv; nebo
• Dodržování zákonů a nařízení – včetně dodržování platných právních předpisů.

Osobní údaje můžeme zpracovávat také pro sekundární účely, úzce spjaté s předchozími činnostmi, jako například:

• uchovávání, odstraňování nebo anonymizace vašich osobních údajů;
• předcházení podvodům, audity, vyšetřování, řešení sporů, pojištění, vedení soudních sporů a obhajoba nároků;
• statistický, historický nebo vědecký výzkum.

Sledování

Všechny činnosti na IT vybavení společnosti Shell a/nebo vaše činnost, pokud jste připojeni k síti Shell IT, mohou být monitorovány pro legitimní účely společnosti Shell.

Všichni zaměstnanci společnosti Shell získají přístupovou kartu, která společnosti Shell umožňuje zaznamenávat datum, čas a místo vstupu do prostor užívanýchch společností Shell nebo k jejímu majetku. Údaje získané díky přístupu a bezpečnostnímu systému jsou použity:

• pro účely ochrany zdraví, zajštění bezpečnosti a zabezpečení, pro předcházení podvodům a zejména jako ochrana majetku společnosti Shell, pracovníků společnosti Shell a návštěvníků provozu společnosti Shell;
• za účelem dodržení právních předpisů , zejména pokud existuje místní legislativa vyřadující poskytnutí informací orgánům veřejné moci;
• pro kontrolu souhrnného počtu jedinců přicházejících a pracujících v prostorách společnosti Shell, a to pro řízení lidských zdrojů a plánování využití nemovitostí; a
• pouze v případě smluvních stran (ne zaměstnanců společnosti Shell) se používá datum a čas jejich příchodu a odchodu do/z prostor pro účely finančního řízení a kontroly.
  

Screening

Abychom splnili naše povinnosti vyplývající z právních předpisů, ochránili majetek a zaměstnance / smluvní dodavatele a především abychom zajistili, že společnost Shell dodržuje právní předpisy týkající se kontroly ocbhodu, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a/nebo protikorupční právní předpisy, provádíme pravidelně screening všech zaměstnanců a smluvních dodavatelů. Tento screening se provádí na základě veřejně dostupných nebo sankčních seznamů vydaných orgány veřejné moci a je porovnáván s informacemi, které o vás společnost Shell uchovává (například z rejstříku střetu zájmů – pro další informace viz zde).

Jakékoli osobní údaje shromážděné prostřednictvím screeningu nebudou mít za následek profilování nebo automatizované rozhodnutí týkající se vhodnosti pro další zaměstnání, stáž nebo smluvní vztah.

Kdo je odpovědný za zpracování osobních údajů?

Společnost Shell Czech Republic a.s., IČO 15890554, se sídlem Antala Staška 2027/77, Krč, 140 00 Praha 4, je správcem vašich osobních údajů, a to samostatně nebo společně s jejími přidruženými společnostmi, jež jsou součástí skupiny společností Shell.

V případě dočasného přidělení k výkonu práce do společnosti Shell je správcem vašich osobních údajů rovněž váš zaměstnavatel, resp. zaměstnávající agentura.

S kým vaše osobní údaje sdílíme?

S kým budeme vaše osobní údaje sdílet?

Vaše osobní údaje jsou výhradně zpracovávány pro účely uvedené výše a budou sdíleny za přísných podmínek a pouze se subjekty, které je musí znát, jako například:

• Ostatní společnosti, jež jsou součástí skupiny společností Shell, včetně těch, které se mohou nacházet mimo vaši zemi ;
• Pověřené třetí strany, poskytovatelé služeb, externí auditoři a/nebo subdodavatelé společnosti Shell; a
• Příslušný orgán veřejné moci, vládní, regulační nebo daňový úřad v případech, kdy je to nutné pro splnění povinnosti stanovené právními předpisy , jež příslušné společnosti Shell ukládá nebo povoluje platná právní úprava; nebo
• Jakákoli osoba, jíž bylo společností Shell nabídnuto převedení některých z jejích práv a/nebo povinností.

Vaše osobní údaje mohou být přeneseny ven ze země, přičemž budou náležitě chráněny.

Předávání vašich osobních údajů do zahraničí

V případech, kdy jsou vaše osobní údaje předávány společnostem v rámci skupiny Shell a/nebo oprávněným třetím stranám se sídlem mimo vaši zemi, přijímáme organizační, smluvní a právní opatření, abychom zajistili, že vaše osobní údaje jsou výhradně zpracovány pro výše uvedené účely a že byla zajištěna náležitá úroveň ochrany cílem zabezpečit vaše osobní údaje. Mezi tato opatření patří závazná podniková pravidla pro přenos údajů v rámci skupiny Shell a mechanismy pro předávání údajů třetím stranám schválené Evropskou komisí. Kopii závazných podnikových pravidel společnosti Shell naleznete na adrese www.shell.cz/privacy.html nebo ji můžete obdržet, když nás kontaktujete na e-mailu privacy-office-SI@shell.com.

Společnost Shell se zavazuje chránit vaše osobní údaje.

Bezpečnost vašich osobních údajů

Zavedli jsme technologie a zásady s cílem chránit vaše soukromí před neoprávněným přístupem a nesprávným použitím vašich osobních údajů a podle potřeby budeme tato opatření aktualizovat s příchodem nových technologií.

Vaše osobní údaje Shell uchovává pouze po stanovenou dobu.

Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Veškeré informace včetně osobních údajů jsou spravovány v souladu se standardy společnosti Shell upravujícími správu záznamů a informací a bezpečně smazány, jakmile již nadále nejsou potřebné pro legitimní podnikatelské účely nebo pro právní/zákonné účely.

S pár výjimkami v souladu s místními právními požadavky:

• Informace obsažené v osobních složkách jsou uchovávané po dobu nejdéle 10 let od chvíle, kdy je váš zaměstnanecký poměr ukončen;
• informace související s penzijními dávkami jsou uchovávané po dobu nejdéle 99 let od zahájení zaměstnaneckého poměru;
• jakékoli osobní údaje získané jako součást vyšetřování z veřejně dostupných nebo ze sankčních seznamů orgánů veřejné moci nebo z mediálních zdrojů jsou uchovávané po dobu nejdéle 15 let od jejich prvního získání;
• názvy, data, časy a přístupové body všech samostaných vstupů do prostor společnosti Shell jsou uchovávány po odbu nejméně 3 let pro každý přístup;
• Pokud byl pracovní poměr ukončen v důsledku zvlášť hrubého porušení povinností, včetně Shell Life Saving Rules nebo porušení Etického kodexu chování společnosti Shell, je tato informace uchovávána po dobu až 30 let od ukončení pracovního poměru.

Ve všech případech informace mohou být uchovávány po a) delší dobu, pokud k tomu existuje právní nebo regulatorní důvod (v takovém případě budou vymazány, jakmile již nebudou vyžadovány pro tento právní nebo regulatorní účel), nebo b) kratší dobu v případech, kdy příslušná fyzická osoba zpochybňuje zpracovávání svých osobních údajů a neexistuje žádný zákonný podklad pro jejich uchovávání.

Jaká jsou vaše práva a jak je můžete vykonávat.

Vaše práva ve vztahu k vašim osobním údajům

Snažíme se mít naše informace o vás co nejpřesnější. Máte právo na :

• přístup ke svým osobním údajům;
• opravu nebo výmaz svých osobních údajů (to však pouze v případě, že již nejsou vyžadovány pro legitimní účely);
• to, aby bylo zpracování vašich osobních údajů omezené; a/nebo
• abyste získali své osobní údaje, které jste společnosti Shell poskytli, a to ve strukturované, digitální podobě, v níž mohou být předány jiné straně, pokud je to technicky proveditelné.

Fyzické osoby, kteří mají přístup k HR Online, mohou přistupovat ke svým osobním údajům prostřednictvím adresy: https://hronline.shell.com/.

Případně prosím kontaktujte své místní oddělení lidských zdrojů. Pokud jste zaměstnanec dočasně přidělený k výkonu práce do společnosti Shell , obraťte se na vašho zaměstnavatele/agenturu. Bývalí zaměstnanci nebo rodinní příslušníci prosím kontaktujte privacy-office-SI@shell.com.

Koho můžete kontaktovat, máte-li dotaz, obavu nebo stížnost ohledně svých osobních údajů?

Pokud máte jakékoli problémy, otázky nebo stížnosti ohledně zpracování vašich osobních údajů, obraťte se prosím na pověřence pro ochranu osobních údajů skupiny Shell na e-mailové adrese Privacy-Office-SI@shell.com. nebo

na adrese Shell International B.V., Shell Group Chief Privacy Officer, Haag, Nizozemsko – No: 27155369, Korespondenční adresa: PO Box 162, 2501 AN, Haag, Nizozemí

Pokud budete nespokojeni se zpracováním svých osobních údajů ze strany společnosti Shell, máte právo podat stížnost u místního úřadu pro ochranu osobních údajů (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7) nebo u nizozemského úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Haag, Nizozemsko. Navštivte prosím stránku https://www.uoou.cz/ nebo https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en, kde najdete další informace.

Toto oznámení o ochraně soukromí je průběžně aktualizováno

Změny tohoto oznámení o ochraně soukromí

Toto Oznámení o ochraně soukromí  se může v průběhu času měnit. Doporučujeme vám pravidelně toto Oznámení o ochraně soukromí  kontrolovat pro případ, že by došlo ke změnám. Poslední aktualizace tohoto Oznámení o ochraně soukromí  proběhla v lednu 2022.